Vocabulary Toeic - Ordering Supplies

Ordering Supplies

(Đặt hàng)

diversify v., to broaden, to make more varied                                     : đa dạng hóa, mở rộng

·         Ex: The stationery department plans to diversify its offering of paper products. Bộ phận văn phòng phẩm lên kế hoạch mở rộng để đa dạng hóa yêu cầu của họ về các sản phẩm giấy.  

·         The consultant that we hired recommends that we don’t diversify at this time. Người cố vấn mà chúng tôi thuê đề nghị rằng chúng ta không mở rộng ra vào thời gian này.

enterprise n., a large project                                                                 : tổ chức kinh doanh, doanh nghiệp, công ty 

·         Ex: This enterprise has become unmanageable and is beginning to lose money. Doanh nghiệp này đã trở nên không thể quản lý được và đang bắt đầu thua lỗ.

essentially adv., necessarily, basically                                               : về cơ bản, về bản chất

·         Ex: Essentially, she wants to win the contract and put the competition out of business. Về cơ bản, cô ta muốn trúng hợp đồng và tạo sự cạnh tranh ngoài doanh nghiệp.

·         After distributing all of the cartridges that were ordered, we were essentially left with none.Sau khi phân phối tất cả các thùng hàng đã được đặt, cơ bản chúng tôi không còn lại gì.

everyday adj., routine, common                                                            : hằng ngày, mỗi ngày

·         Ex: Though they are more expensive, these folders will withstand everyday wear and tear. Mặc dù chúng mắc hơn, những cái bìa này sẽ chịu được mòn và rách mỗi ngày. 

·         This everyday routine of having to check inventory is boring. Công việc hàng ngày phải kiểm tra hàng tồn kho thật là chán.

function v., to perform tasks; n., to purpose                                        : thực hiện (công việc), chức năng

·         Ex: She functioned as the director while Mr. Gibbs was away. Cô ấy thực hiện công việc như một giám đốc khi ông Gibbs ra ngoài.

·         The main function of the merchant banks is to raise capital for industry. Chức năng chính của các ngân hàng thương mại là để tăng vốn cho ngành công nghiệp 

maintain v., to continue, to support                                                      : bảo quản, duy trì

·         Ex: I’ve been maintaining a list of office supplies that are in greatest demand. Chúng ta đã duy trì một danh sách các dụng cụ văn phòng mà có nhu cầu lớn nhất. 

·         After setting up a joint venture, it is essential to maintain regular contact with the new office.Sau khi thiết lập công ty liên doanh, công ty cần phải duy trì mối quan hệ thường xuyên với văn phòng mới.

obtain v., to acquire                                                                                  : giành được, kiếm được

·         Ex: This bottler has obtained a license from Coca-Cola Inc., to bottle and distribute Coke. Cơ sở đóng chai này đã có giấy phép do công ty Coca-cola cấp để đóng chai và phân phối Coca.

·         The employee obtained the report from her supervisor. Nhân viên có được báo cáo từ giám sát của cô ấy.

prerequisite n., something that is required                                       : điều kiện tiên quyết

·         Ex: One of the prerequisites for this job is competence in bookkeeping. Một trong những yêu cầu đầu tiên cho công việc này là có khả năng về kế toán.

·         Here are the prerequisites that you need to purchase before coming to class. Đây là điều kiên tiên quyết bạn cần phải mua trước khi đến lớp.

quality n., a distinguishing characteristic                                             : chất lượng

·         Ex: The most important qualities we look for in a supplier are reliability and quick response. Những phẩm chất quan trọng nhất để chúng ta tìm nhà cung là sự đáng tin cậy và phản ứng nhanh.

·         Since the quality has improved, the raise is justifiable. Vì chất lượng đã được cải thiện, nên giá tăng là điều hợp lý.

·         Your new range conforms to the standards of quality that we expect. Loại hàng mới của ông phù hợp với những tiêu chuẩn chất lượng mà chúng tôi mong đợi.

ü  “Quality first” is our motto. Chất lượng là trên hết là khẩu hiệu của chúng tôi.

smooth adj., without difficulties                                                             : trôi chảy, hoà nhã

·         Ex: Thanks to our smooth transition to the new supplier, there was no interruption in shipments.Nhờ vào việc chuyển đổi trôi chảy sang nhà cung mới, không có sự gián đoạn ở giai đoạn giao hàng.  

·         Her smooth manner won her the appreciation of the manager but not her colleagues. Tính cách hòa nhã của cô ấy nhận được sự đánh giá của giám đốc các đồng nghiệp của cô thì lại không.

source n., the origin                                                                                 : nguồn gốc

·         Ex: I can’t tell you the source of this information. Tôi không thể nói cho bạn nguồn gốc của thông tin này.

·         The source of this rare pottery that we are selling in our shop is a small village in India. Nguồn gốc của đồ gốm quý hiếm mà chúng tôi đang bán ở cửa hàng là ở một ngôi làng nhỏ ở Ấn Độ.

stationery n., writing paper and envelopes    : đồ dùng văn phòng, văn phòng phẩm

·         Ex: We do not have enough stationery, so please order some more. Chúng ta không còn đủ đồ dùng văn phòng phẩm, hãy đặt thêm một ít.

v  Điều quan trọng khi đặt hàng đó là người bán và người mua cần trao đổi các thông tin có liên quan đến hàng hóa như là:

ü  Specifications (for material, quality, etc)                     : quy cách hàng hóa (nguyên vật liệu, chất lượng)

ü  Quantity                                                                             : số lượng, trọng lượng

ü  Contact person                                                                : người liên hệ

ü  Place of delivery                                                              : địa điểm giao hàng

ü  Delivery date                                                                    : ngày giao hàng

ü  Method of payment (e.g. cash on delivery (COD), invoice, direct debit): phương thức thanh toán (trả tiền lúc giao hàng, hóa đơn, giấy ủy nhiệm chi)

ü  Other terms and conditions                                         : các điều khoản và các điều kiện khác

ü  Paperwork needed (signed order, confirmation, by fax, etc): những giấy tờ cần thiết (đơn đặt hàng đã ký, giấy xác nhận, bản fax)

v  Hầu hết thông tin bên trên được bao gồm trong một frame contract (hợp đồng chưa định giá, hợp đồng khung). Cũng còn được gọi là call-off purchase agreement, loại hợp đồng này thường được soạn khi khách hàng hoặc công ty cần giao hàng đúng thời hạn đối với những sản phẩm đủ tiêu chuẩn mà chính họ không muốn cho vào kho. Việc đặt hàng đặt trong điều kiện frame contractđược gọi là call-off order.

v HANDLING ORDERS

ü  Placing orders

·         We would like to order/have ...

·         We're ready to make our first order under the frame contract.

·         We'd like to place a call-off order for ... (2,000 units)

·         We would appreciate delivery by Friday. Can you manage it/that?

ü  Taking orders

·         I'll just take/write down the details.

·         Let me just write this down/type in your order.

·         So, how many do you need exactly?

·         Was there anything else you'd like to order today?

ü  Checking and confirming information

·         Let me just check/repeat that.

·         Let me make sure I've got everything down right.

·         Yes, that's right/correct.

·         Sorry. Did you say...?

·         Could you say that again/repeat that, please?